Content
Open documentstandaarden ODF en PDF worden beleidsmatig breed onderschreven, maar in de praktijk onvoldoende en incorrect gebruikt. En dat terwijl open documentstandaarden bepalen hoe toegankelijk, herbruikbaar en controleerbaar overheidsinformatie is en in welke mate de overheid afhankelijk blijft van gesloten leveranciersecosystemen.
Dat is de hoofduitkomst van het Evaluatieonderzoek van Forum Standaardisatie naar de stand van zaken op het gebruik en beheer van de documentstandaarden ODF (creëren en bewerken van documenten) en PDF (publiceren van documenten).
Om welke standaarden gaat het precies?
Open Document Format (ODF) is een open standaard voor het creëren en bewerken van documenten via kantoorsoftware. ODF is de open tegenhanger van leverancierspecifieke formaten zoals .docx voor tekst of .pptx voor presentaties. Portable Document Format (PDF) is een formaat voor het uitwisselen en publiceren van documenten. Bewerkbare documenten kunnen worden omgezet naar een gefixeerde PDF voor publicatie of voor archivering.
Belangrijkste conclusies
ODF blijft te weinig toegepast, terwijl het strategisch belang ervan voor digitale autonomie toeneemt. Omdat vrijwel alle kantoorsoftware ODF-bestanden kunnen openen, creëren en bewerken, is er geen afhankelijkheid van een bepaalde leverancier of software. ODF is daarmee een essentiële standaard om de afhankelijkheid van gesloten leveranciersecosystemen te verminderen en de transitie van diensten van hyperscaler-leveranciers naar alternatieven mogelijk te maken.
PDF is juist een wijdverbreide praktijkstandaard, maar wordt vaak niet toegepast in een open, digitoegankelijke of archiefwaardige vorm. Tegelijkertijd worden veel PDF-documenten gepubliceerd die niet voldoen aan de geldende standaarden, met name voor digitale toegankelijkheid. Dit ondermijnt de betrouwbaarheid, toekomstbestendigheid en archiveerbaarheid van overheidsinformatie.
Voor zowel ODF als PDF is er geen Nederlandse intermediair (of ‘beheerorganisatie’) die structureel zorgt in Nederland voor kennisdeling, afstemming, ondersteuning van organisaties en de aansluiting borgt bij internationale standaardisatieorganisaties. Dit belemmert consistente toepassing van standaarden en gezamenlijke verbetering van gebruik en kwaliteit.
Aanbevelingen voor de overheid
Borg ODF beter in de inkoopprocessen van de overheid door ODF-compatibiliteit op de agenda van strategisch leveranciersmanagement te plaatsen. En anticipeer op de beweging naar meer digitale autonomie in Europa door te investeren in internationale samenwerking, kennis en kunde. Zowel op technische implementatie als op cultuuromslag en gedragsverandering bij individuele medewerkers.
Daarnaast beveelt het onderzoek aan het functioneel toepassingsgebied voor PDF uit te splitsen naar de diverse PDF-familieleden zoals PDF 1.7 of PDF/A. En te onderzoeken om PDF/UA (optimaal voor digitale toegankelijkheid) te verplichten aan de overheid (via 'Pas toe of leg uit'-regime). Tot slot de aanbeveling om PDF te positioneren in context met andere open standaarden voor het publiceren van overheidsinformatie. Dit verhoogt kwaliteit van te publiceren PDF’s en vermindert de PDF’s waar andere open standaarden beter passen, zoals HTML.
Ondersteun daarom overheidsorganisaties bij het maken van contextafhankelijke en doelgerichte keuzes voor documentstandaarden. Dit kan via investeren in een interactieve keuzehulp voor overheidsinformatie en -data zoals Open Publiceren. En via het opstellen van een informatie- en publicatiestrategie voor documentstandaarden. Een dergelijke strategie helpt om organisatiebreed keuzes te maken voor een bestandsformaat en verplaatst deze keuzes naar de bestuurlijke tafel.
Immers, documentstandaarden hebben directe invloed op leveranciersonafhankelijkheid, herbruikbaarheid, en toegankelijkheid, en uiteindelijk op de legitimiteit van het overheidshandelen.
Vooraankondiging: lancering vernieuwde keuzehulp Open Publiceren
Open State Foundation en Forum Standaardisatie lanceren op 25 maart as. de volledige vernieuwde keuzehulp Open Publiceren. Open Publiceren is een praktische keuzehulp bij het kiezen van het juiste bestandsformaat voor publiceren van verschillende soorten overheidsinformatie en -data.
Aan de hand van een serie korte vragen ontvang je advies. Dit advies volgt hierbij wet- en regelgeving en ondersteunt bij het vindbaar, toegankelijk, uitwisselbaar en herbruikbaar publiceren van informatie.
Meer weten?
- Raadpleeg de praktische keuzehulp Open Publiceren
- Lees drie nieuwe artikelen over open en leverancieronafhankelijk publiceren op deze website
- Doe mee met Open Spreekuur van Forum Standaardisatie over open documentstandaarden op 1 april om 14.00 uur
- Volg de sessie over de keuzehulp Open Publiceren op het Multistakeholder Forum van de maatschappelijke coalitie Over Informatie Gesproken op 26 maart as., van 13.00 tot 15.00 u.